서귀포시는 10월부터 12월까지 3개월에 걸쳐 보존기간 경과 기록물의 평가 및 폐기 작업을 실시한다.
공공기관의 기록물이란 기관의 업무수행의 증거물로서 1차적으로는 시민의 권리를 보장하고 행정의 업무 흐름을 알게 해주며, 더 나아가서는 역사적․학술적으로도 중요하게 활용될 수 있으므로 그 처리에 있어서 정당한 방법과 절차를 거쳐 신중을 기해야 한다.
시는 서귀포시 문서고에 보관 중인 보존기간 경과 기록물 12,768권을 올해 평가 대상으로 선별했으며, 공공기록물관리에 관한 법률에 근거해 생산부서 의견조회, 전문요원 심사, 평가심의회 심의라는 3단계 평가를 거쳐 최종적으로 보존할 기록과 폐기할 기록물을 결정하게 된다.
이는 기록물의 보존가치를 평가함에 있어 업무담당자, 기록관리 전문요원, 외부 민간위원 등 여러 사람의 의견을 수렴함으로써 행정적․역사적으로 가치 있는 기록물이 폐기되지 않도록 하기 위함이다.
기록물 평가심의회는 11월 25일에 예정되어 있으며, 민간위원 2명을 포함한 총 5명의 심의위원이 기록물 평가에 대한 최종 결정을 내리게 된다.
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